干货| 如何高效地统筹一场千人论坛?

编辑摘要:在我毕业后工作第二年的时候,领导派给我一个大任务,统筹一场近千人的大型论坛会议,而准备的时间离会议时间...

在我毕业后工作第二年的时候,领导派给我一个大任务,统筹一场近千人的大型论坛会议,而准备的时间离会议时间只有不到一个月的时间。这绝对是一个艰巨的任务,但是又让我非常兴奋,如果我办成功了,那不就又get了一个新技能!

所以立刻就答应了,没问题,一定完成任务!
当然后面就是一段烧脑,轮轴转的日子,这么短的时间内要让上千人来参加,还是没有做过的事情,一定是要用足200%的劲,不能让别人失望,毁了自己的招牌嘛!

所以干货送上,看完了策划活动、统筹会议对你来说就是小case了!

统筹一场大型会议,需要做好四大部分:

1、提前谋划,精心制定会议方案

2、把握细节,认真做好会前演练

3、热情周到,搞好会议期间的组织服务

4 、善始善终,合理安排会后有关工作

那么如何高效地统筹好一场大型会议呢?我们要进行任务的分解。

一场论坛,我们首先分为两大部分:

PART1、会议前规划:在筹备之初,统筹者需要将所有要涉及的事项都考虑清楚,先梳理出各大事项,再一步步分解,分派任务,前期的筹备是最重要的,每天都要在脑海里面不断地重复演习论坛当天要做好的细节,做到未雨绸缪,才能应付当天的突发事项。

PART2、会议现场统筹:会议现场统筹的工作,一般在论坛前一周需要做大动员,每一个部分都会有相应的负责人执行,前期说好注意事项和细节,统筹者当天就会安心得多,根据不同的人的优点安排在适当的岗位,结果会让你出乎意料的。

千人论坛筹办.jpg
PATR1、千人论坛会议前规划:
1.酒店
  • 会议厅:和酒店会议经理确认会议厅的尺寸,让她们提供千人论坛现场的座位图,每一排摆多少座位,怎么摆都一目了然

  • 选择:怎么选择一个适合的酒店呢,首先按照预算,还有预订时间有空挡的会议厅,从周边环境的好坏、交通、从酒店大门到会议厅的距离,会议厅是否有柱子,是否舒适,综合考虑选择。

  • 付订金:所有的酒店会议厅都是要提前付订金才是真正预订成功,一定要看好就及时下手,好的会议厅一般都很抢手,特别是遇上结婚的吉日,年底旺季,很多人都是提前半年预订好的。

  • 嘉宾住宿:在和酒店经理沟通的适合,可以争取到住宿的最优惠价格,这样嘉宾的住宿都可以优先安排,而且价格也实惠。一般比酒店价格要便宜很多,而且可以在没有房的情况下给你预订到,不要问我为什么知道。

酒店事项.jpg
2.会议事项
  • 演讲嘉宾:邀约演讲嘉宾,确定参会的嘉宾进行行程确认,需要安排住宿的都记录好,每一位嘉宾安排专人负责跟进。保证能准时参会。

  • 主持人:按照论坛的风格选择合适的主持人,确认档期

  • 会议流程:会议流程和公司领导确认,每一个环节和时间都定好,这个是会议前统筹最需要尽快确定的事情,因为内容确定了才能开始做推广的素材,如果迟迟定不下来,宣传的时间就会太少,不好把控参会的人数。

  • 赞助商:赞助商的寻找,可以是自发上门的还有是我们主动出击,给出赞助权益,不同价位配备的广告位置,吸引合适的赞助商。

会议事项
3.嘉宾接待
  • 来回机票:嘉宾行程确认后,就要获得嘉宾的身份证号,还要问一下真实姓名,因为有些人名字和身份证姓名不一样,选择好机票航班,和嘉宾确认无误再下单购买,有些需要购买高铁票、动车票的也是一样的。航班的来回时间都记录好,做好接机的安排。

  • 机场来回车:安排好司机提前出发接嘉宾,务必接到嘉宾安全回来。

  • 住宿安排:住宿方面,每个嘉宾是单独房间,有没有会带助理的,需要多安排房间,都确认好,和酒店经理预订好相应数量的房间,最好还要多留两间房,避免多来了人没房间。

  • 用餐:论坛前一晚可以安排大家一起吃饭,不想参加的嘉宾可以提前回酒店,酒店一般都会有早餐供应,还有一顿午餐和晚餐要订好包间,选好菜品。

  • 全程跟进:每位嘉宾都有专人跟进行程,保证嘉宾准时参会,有任何问题提前汇报,可以及时处理突发事件。

嘉宾接待
4.物料准备
  • 舞台背景:舞台的背景设计一般不会太复杂,最好的效果肯定是一大面的LED屏幕,背景图直接就可以展现出来。或者可以设计背景幕布,搭建架子展示在后面。

  • 签到背景:签到的背景设计,全场的设计统一风格,签到背景不适合太花俏,简单大气最好。

  • 拍照区:拍照区就要好好设计了,拒绝传统的只有论坛名称的设计,加入互联网风格,有趣好玩的拍照区一定会吸引很多人发朋友圈的哦。

  • 物料:除了大背景,还有很多细节的物料要考虑,例如手袋、道具、宣传单张、易拉宝、工作牌、贴纸、指引图、水牌、通讯录、指引箭头、太卡等,让来宾有更好的体验,将物料设计好了都是很好的宣传。

物料准备.jpg
5.传播
  • H5:论坛的传播首选是H5,手机观看体验方面是最好的,说清楚论坛名称、会议流程、与会嘉宾、演讲主题、报名要求,通过多渠道推广,吸引相关人士前来报名参加。

  • 微博:论坛长图文准备,也是需要将论坛相关内容表达清楚,报名规则,通过微博私信报名,审核者通过。

  • 朋友圈:公司有影响力的人进行朋友圈转发,公司员工进行转发传播。

  • 微信:微信文章宣传同理,通过微信报名。

  • PR稿:主要是进行论坛结束后的二次传播,分发到各大网站。

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PATR2、千人论坛会议现场统筹:

现场统筹外场和内场分为多组协作,提前一周做好动员大会,每组确定好组长,组长分配好组员工作,论坛现场当天各自动起来,总统筹负责监督确认各组工作正常进行,发现不对劲地地方立刻处理。

会议现场统筹.jpg
1、指引组
  • 酒店大堂:放置指引牌,还有工作人员指引会议厅路线,从进门开始服务。

  • 外场指引:指的是会议厅外面场地地接待,引导来宾按秩序进行身份审核,签到后引导到拍照区拍照,这个很重要,给每一个来宾一种至上地感觉,受到了重视,后续看到自己的照片也是很开心。

  • 引导:外场负责正确引导来宾坐到自己的位置,不能擅自换区域

  • 催时:论坛即将开始外场进行清场,提醒来宾尽快入座

  • 照片机:放一部照片打印机,打印的照片下方会有公司名称,还有一句有意思的话语,让来宾可以现场打印照片,不怕等待无聊。

指引组.jpg
2、签到组
  • 私人物品:签到台一般都是长桌,有桌布盖着,所以大部分的人员物品可以交由签到组保管,其他地方避免出现私人物品,会影响专业度的体现。

  • 签到:按照短信和邀请函,确认是参会的来宾,发放论坛标志的贴纸。

  • 收集:每一位来宾都需要留下名片,这是有利于论坛后进行回访的。

  • 安排座位:让引导组的人进行引导进正确的位置区域

签到组.jpg
3、VIP接待
  • 环境:安排好会议厅旁边的VIP室, 接待的VIP除了演讲嘉宾还有重要来宾,论坛开始前都让他们在VIP室休息,如果一开始就让嘉宾做到位置上,吵闹的环境会让人觉得怠慢和不舒服,VIP室保持环境整洁干净,最好安排一位美女接待。

  • 控时间:VIP接待室负责人需要控制好时间,论坛开始前5分钟安排来宾有序进场,接待组人员带到相应的名牌座位坐下。

VIP接待.jpg
4、主持人
  • 串词对稿:稿件提前拟好发给主持人熟悉,主持人需要想要开场的方式,做好流程熟悉。

  • 助理:需要有一个专门的助理负责,有任何流程的变动,需要和主持人核对台词。

  • 催场:主持人进行论坛开始的催场,还有中场休息后的催场。

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5、内场接待
  • 供应:每个座位放好水和送给来宾的物料

  • 催场:引导来宾及时回归座位

  • 空调:如果有来宾反应空调太冷,进行及时调整或者送上毛毯

  • 商务:负责商务的同事,可以在间歇的时候与来宾认识,互派名片

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6、安保组
  • 维护秩序:安排高大威猛的人来维持秩序,穿上西装笔挺的体现现场专业度

  • 监督:监督论坛开始前,进行中,现场进出的情况,非来宾禁止入内,有人影响现场及时请出去。

7、工程组
  • 物料:论坛前组长进行物料制作,清点,安排组员无误地送到现场,放置在正确地位置。会议结束后需要清点物料,安排送回公司。
安保和工程组.jpg
8、记录组
  • 速记:安排速记员进行全场速记记录,后续传播可以整理好进行推广

  • 摄影摄像:论坛前地来宾嘉宾合照记录,论坛进行中嘉宾风采,现场全景,摄像进行录制视频,让没有来到现场地人可以学习。

  • 微博:微博的现场会议可以进行大屏幕直播,现场来宾可以发微博互动上屏,提前要准备好无线网络,确定好网络的速度。

  • 微信:论坛前可以先编辑好文章,论坛后进行修改,及时发布,让人可以看到整个会议的整体情况。

  • 直播APP:直播APP可以将正常会议直播给更多的观众,提前调试好机器,确保直播的角度,位置。

  • PR稿:公司品牌的对外宣传,提前写好初稿,进行调整后完稿,分发到各个合作网站

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这样下来,一场千人论坛的会议就圆满结束了,需要协助的人员多到上百号人,按照我的思路来进行可以有条不紊地进行,让嘉宾和来宾开心,成为企业地口碑传播者,下一次的论坛,他们肯定还会想来,整个影响力就上来了!

所以在职场中,无论你是新人还是职场老油条,遇到没有做过的事情的时候不要轻易说:“不”,很多事情通过学习都可以办到,相信自己,没有什么是解决不了的事情,如果解决不了就再对自己狠一点!

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我是江小禧,思维导图研究者。
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